Hybrid-Green-Belt

Interview mit Tim Dettmer: „Wenn Six Sigma in der Beratung, Start-Up-Gründung und am Lehrinstitut Anwendung findet.“

Guten Morgen Herr Dettmer! Sie haben in diesem Jahr in unserer Akademie die Ausbildung zum Six Sigma Green Belt absolviert und in diesem Rahmen erfolgreich ein Projekt abgeschlossen. Würden Sie uns mehr über ihren Weg dahin und über ihr durchgeführtes Six Sigma Projekt erzählen?

Hallo und guten Morgen! Vielen Dank für die Einladung und die Möglichkeit mit Ihnen über mein Projekt zu sprechen.

Zu Six Sigma gekommen bin ich ehrlich gesagt durch eine Suche nach Management-Weiterbildungen, die mich in allen meinen Tätigkeitsbereichen unterstützt. Ich berate freiberuflich Unternehmen bei der Einführung und Umsetzung einer Online-Marketing-Strategie. Gerade im Bereich der Start-Ups gibt es hier selten vorhandene und bereits optimierte Prozesse, einheitliche Reportings oder Vorgaben. In der Wachstumsphase eines Start-Ups entsteht ein Übergang von „alles ist neu“ zu „wir wiederholen unsere Arbeit“ und damit zu Prozessen. Weiterhin habe ich mit Rausstieg ein eigenes kleines Reise-Startup eben in jener Phase. Ohne, dass ich Arbeitsabfolgen festhalte, wird es sehr schwer und zeitintensiv jemand neues einzuarbeiten. Der dritte und größte Bereich ist meine Tätigkeit als IT-Leiter an einem Institut der Ruhr-Universität Bochum mit aktuell fünf betreuten Lehrstühlen, zwei Werkstätten und mehreren Labor- und Versuchsaufbauten. In unserer IT beschäftigen wir aktuell auch drei Auszubildende Fachinformatiker, die wir im Projekt eingebunden haben.

Eine Weiterbildung in Form der Prozessoptimierung bot sich hier als eine der wenigen Managementweiterbildungen an, um das erworbene Wissen nicht nur in einem Bereich anwendbar zu machen.

Mein Six Sigma Projekt selbst habe ich im Rahmen meiner Tätigkeit an der Ruhr-Universität durchgeführt.

Hatten Sie vor der Ausbildung in der Six Sigma Akademie bereits Berührungspunkte mit Six Sigma?

Ja und nein. Ich kannte Six Sigma vom „Hörensagen“ und in meinem erweiterten Netzwerk war Six Sigma gerade im Bereich der Unternehmensberatung omnipräsent. Ich selbst kannte Six Sigma vor meiner Weiterbildung nur als „Art Framework“ um „irgendwas mit Prozessen zu machen“. Eigene Recherchen zum Thema haben mir dann einen sehr breiten Eindruck vermittelt und durch viele Brückenschläge im Kopf zu möglichen Verbesserungen das Interesse gesteigert tätig werden zu wollen.

Traten während des Projektverlaufs Hürden auf, die einen erfolgreichen Projektabschluss für Sie in Frage stellten? Wenn ja, welche Hürde war das zum Beispiel?

Eine Hürde würde ich es nicht nennen, eher eine Lücke durch nicht vorhandene Daten. Das Konzept legt viel Wert auf Statistik, auch der Erfolgsvergleich von vor und nach dem Projekt beruht auf erhobenen Daten zu Laufzeiten, Fehlerraten und Prozessschritten. Das macht an sehr vielen Stellen auch Sinn und das ganze Projekt messbar. Diese Daten gab es vor meinem Projekt aber leider nicht. Ein reiner Design for Six Sigma Ansatz zur Prozessmodellierung hätte im Gegenzug nicht den gewünschten Erfolg gehabt – den Prozess an sich hat es grundlegend ja schon gegeben, er lief nur nicht gut. Somit mussten wir im Projekt eine eigene erweiterte Datenerhebung durchführen, in welchem wir – da es ein administrativer Case war – geplant haben 100 Fake-Datensätze durch den Prozess zu schicken, um mindestens eine ansatzweise statistische Relevanz erzeugen zu können. Somit konnten wir dann im Projekt wenigstens grundlegend statistisch arbeiten, der Vorher-Nachher-Vergleich bleibt aber nicht messbar. Die Zufriedenheit der Nutzer und Mitarbeiter mit dem Prozessablauf ist, was das Feedback angeht, aber gestiegen. Auch in meiner Wahrnehmung und bei Stichprobenkontrollen im Nachlauf wurden im Gegensatz zu vorher keine Fehler oder Nacharbeiten aufgedeckt.

Warum sahen Sie genau bei diesem Prozess eine Notwendigkeit zur Optimierung?

Das Projekt hieß „Anlegen eines Accounts für Studierende“. An den betreuten Lehrstühlen werden neben Forschung und Lehre auch studentische Arbeiten betreut: Bachelor- und Masterarbeiten, aber auch Hilfskräfte bekommen Aufgaben, welche auf einen Rechnerarbeitsplatz angewiesen sind. Dafür betreuen wir für jeden Lehrstuhl einen oder mehrere Rechnerräume. Zu diesen Arbeitsplätzen benötigen die Studierenden für den Zeitraum ihrer Arbeit einen Zugang. Diese Zugangserstellung war nicht standardisiert, Anfragen kamen über das interne Ticketsystem, per Post-It, per E-Mail an mich oder einen Kollegen. Weiterhin war das Vorgehen je nach Lehrstuhl ein anderes: bei einem Lehrstuhl wird ein E-Mail-Verteiler für Studierende von uns gepflegt, an einem anderen übernimmt das Sekretariat. Typischerweise ist die Account-Erstellung eine Aufgabe, die unsere Auszubildenden im zweiten und dritten Lehrjahr übernehmen. Wissen, welches von Generation zu Generation weitergegeben wird, wird zwangsläufig weniger und verfälscht sich in der Weitergabe. Die internen Anleitungen wurden bei Änderungen nicht verständlich genug gepflegt. Sagen wir so: die Anzahlen an Nacharbeiten, Rückfragen oder vergessenen Dingen auf einen Zeitraum gesehen in Summe waren für mich der ausschlaggebende Punkt hier ein Projekt anzusetzen. Weiterhin habe ich durch die vielen Schnittstellen IT-intern und zu allen angebundenen Lehrstühlen versucht zu taktieren und die Six Sigma Arbeit zur Optimierung zu streuen.

Planen Sie Six Sigma erneut in Ihrem Berufskontext anzuwenden?

In jedem Fall und in allen Bereichen!

Gibt es ein Learning aus der Six Sigma Arbeit, das Ihnen besonders nachhaltig für zukünftige Projekte im Kopf bleiben wird?

Learnings gab es sehr sehr viele, die füllen ein mehrseitiges Kapitel in der Projektdokumentation! Die Learnings intern, welche die Gesamtorganisation und weitere Bereiche betreffen, die vom Projekt nur gestreift wurden und in unserem internen Wiki stehen kommen noch dazu. Weiterhin hatten wir alle unsere Auszubildenden im Projekt, um dieses aktiv mitgestalten zu können. Das Feedback war überwältigend und ein weiteres Six Sigma Projekt wird von allen erwartet (lacht). Ich fürchte unsere Azubis wollen nun gar nicht mehr rein fachlich lernen, sondern alle direkt ins Prozessmanagement.

Eine Sache ist mir aber im Kopf geblieben, diese emfinde ich aber eher als ehrfürchtig: wie viel in so einem Prozess wirklich passiert und was alles Einfluss hat. Schaue ich mir die entstandenen Tabellen an: die Kundenwünsche und CTx-Faktoren, die möglichen Fehler, Ursachen und Risiken, aber auch die Einflussfaktoren auf den Prozess von außen/der Umwelt und von jedem einzelnen, der den Prozess durchführt, erweitert man das Ganze mit den aufgedeckten Verschwendungen durch den Lean-Ansatz finde ich für die Masse an Möglichkeiten keine Worte. Wenngleich aber ein großes Lob: wir konnten in der Neugestaltung alle Kundenwünsche erfüllen und alle aufgedeckten Verschwendungen beseitigen. Das hätte ich vorher fast nicht für möglich gehalten.

Vielen Dank für ihre Zeit und ihre wertvollen Antworten. Ihr Projekt zeigt zum einen, wie Six Sigma begeistern und was es verändern kann und zum anderen zeigt ihr eigener beruflicher Hintergrund, in wie vielen unterschiedlichen Bereichen diese Methode Anwendung finden kann. Wir freuen uns sehr, dass sie Six Sigma nachhaltig treu bleiben wollen und wünschen Ihnen Alles Gute auf ihrem weiteren Weg!

Vielen Dank für das freundliche Gespräch!

Mehr Informationen zum Start-Up “Rausstieg” oder der Arbeit von Herr Dettmer als Unternehmensberater finden Sie unter den folgenden Links:

https://www.timdettmer.de/

https://www.rausstieg.de/

Falls ihr Interesse an Six Sigma oder an einer Ausbildung zum Green Belt geweckt wurde, testen Sie gerne unseren Schnupperkurs und informieren sich im Anschluss über unsere vielfältigen Wege zur Six Sigma Qualifizierung!

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